[Podcast Prêt à Tout] Pourquoi et comment réaliser votre suivi financier ?

Dans cet épisode Maëlle évoque son recours à un contrôleur de gestion pour se faire accompagner sur le suivi financier et économique de Felice

Créée en 2019, Felice a d’abord commencé son activité en tant que conciergerie avant d’élargir son offre de service à d’autres activités. Venant d’une carrière professionnelle en ressources humaines, Maëlle s’est appuyée sur des compétences de gestion financière externes dès le démarrage de son activité.  

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Références de l’épisode :

• Felice

Pourquoi et comment réaliser votre suivi financier ?

Pour certains, le suivi économique et financier peut s’apparenter à une contrainte,pour d’autres, à la clef de toutes les décisions, quoi qu’il en soit, c’est un suivi essentiel pour assurer la viabilité d’une entreprise. 

Plusieurs indicateurs peuvent être utilisés pour formaliser sous forme chiffrée l’activité d’une entreprise : 

– des indicateurs économiques et financiers qui suivent les résultats, les coûts et la trésorerie. C’est sur ceux-là que nous allons nous concentrer.

– des indicateurs physiques qui mesurent la qualité des produits, le traitement des  commandes, la logistique, etc.,

– des indicateurs humains chargés de mesurer la performance de certains salariés

– des indicateurs de suivi qui aident à mesurer l’avancée d’un projet.

Ces indicateurs correspondent à une traduction de l’activité de l’entreprise en chiffres, qui peuvent ensuite être interprétés. 

Ils servent d’une part à comprendre la situation actuelle de l’entreprise et d’autre part à piloter son évolution. 

Comprendre la situation à un moment donné est essentiel afin de pouvoir prendre toute décision. 

En effet, comment savoir si une décision est bonne ou mauvaise sans connaître la situation actuelle ? Par exemple, comment savoir qu’il est nécessaire d’allouer plus de temps à de la prospection commerciale si l’on ne sait pas où l’on se situe par rapport à ses objectifs ? Ou bien comment prendre la décision de développer un service si l’on ne sait pas s’il est économique viable ?

Les indicateurs économiques et financiers permettent, eux, de piloter la rentabilité d’une entreprise et donc de favoriser sa pérennité. Parmi les principaux, on trouve : les recettes, les résultats, le taux de marge, la trésorerie, le besoin en fonds de roulement et ses composantes. 

Conseil n°1 : utilisez les prévisions financières que vous avez construites pour les comparer au réalisé de votre activité.

Dès lors que vous vous adressez à un partenaire financier, que ce soit une banque pour un emprunt, un investisseur pour une levée de fonds, ou un institutionnel pour une subvention, des indicateurs économiques et financiers vous seront demandés. 

Sur la situation actuelle et passée, mais aussi sur la situation à venir. De manière générale, un établissement bancaire demande les comptes passés de la structure qui sollicite un emprunt pour connaître la situation actuelle et passée, et pour la situation à venir : un compte de résultat prévisionnel, un plan de financement et un tableau de trésorerie.

Les indicateurs varient en fonction du type de besoins de financement. 

 Des indicateurs plus spécifiques à votre activité peuvent également être demandés, comme par exemple : le coût d’acquisition d’un client, la rentabilité par action, le chiffre d’affaire par m².

Conseil n°2 : pour atteindre des objectifs économiques et financiers, détaillez-les en des indicateurs plus précis avec des objectifs pour chacun de ces nouveaux indicateurs.

On voit ainsi que la stratégie d’une entreprise est étroitement liée au suivi économique et financier. Certaines décisions stratégiques ne pouvant être prises que sur la base d’informations produites par ce suivi.

Pour le réaliser, il est possible de vous appuyer sur des logiciels gratuits ou payants, dont les tarifs sont variés, ou bien sur des tableaux que vous avez vous-même construit. 

Pour les entreprises en BtoB, un CRM peut également être utile pour suivre les encaissements et  maîtriser ainsi le BFR.
 

Conseil n°3 : prenez le temps de bien choisir ou de construire vos outils de suivi économique et financier, les changer en cours d’activité peut ne pas être évident. 

Si les décisions stratégiques relèvent du rôle du dirigeant, la production des informations peut, elle, être déléguée à un salarié ou à une personne externe. 

L’embauche d’une personne à plein temps sur ce poste représentant un coût significatif, cela n’est possible que pour des structures d’une certaine taille. Pour les structures en création ou de petite taille, le recours à un professionnel externe, de manière ponctuelle ou régulière, qui sera payé à l’heure ou à la journée, sera plus réaliste. Même si cela représente malgré tout un investissement financier significatif. 

C’est le choix qu’a fait Maëlle Chouadra en recourant à un professionnel pour la construction des outils de suivi, la production des indicateurs et pour se faire accompagner dans leur interprétation. Vous pouvez pour cela vous appuyer par exemple sur des profils de directeur administratif et financier ou de contrôleur de gestion. 

 Votre expérience sur ce sujet peut être un élément de décision sur le recours ou non à une aide extérieure. 

Quoi qu’il en soit, la réalisation d’un suivi financier et économique de qualité est une condition souvent sine qua non pour la réussite d’un projet entrepreneurial. 

Pour aller plus loin : les entreprises ayant comme principale raison d’être l’impact de leur activité utilisent le pilotage financier comme un moyen pour pérenniser et développer leurs actions et non comme une fin pour maximiser leur rentabilité. L’équilibre économique et financier est alors pour  elles un facteur parmi d’autres pour que le projet entrepreneurial puisse profiter à toutes les parties impliquées : partenaires, clients, salariés, associés, bénéficiaires, fournisseurs, etc…